文秘

不用外设 遥控播放PPT

@四季小栈

      在商务活动中演示PPT时，一般会配一只PPT遥控笔，如果PPT遥控笔失灵了或者突然找不到了，该怎么应急呢？借助WPS的“共享播放”可以救场哟，方法如下：在电脑端用WPS打开PPT且登录账号，在手机端打开WPS并登录账号，之后在电脑端点击“共享播放”，生成一个接入码，再在手机端点击工具栏中的“接入共享”， 输入接入码就可以进入同一个小组的共享播放环境，如此就可以在手机中遥控PPT播放了，遥控时要注意如果启用激光笔翻页模式，只需向左或向右滑动手指就能实现向相应方向翻页的目的，如果启用激光笔标注模式，可以通过页面左下方和右下方的箭头翻页，这时激光笔的作用则是通过手指滑动的痕迹来标注演讲的重点。

董师傅点评：除了WPS，也有不少APP可以让手机控制电脑的，不仅仅局限于播放PPT哟，可以实现任何操作。

用好减少一页功能

@飞龙顺牛

      在编辑Word文档时，经常遇到文档最后一页只有一两行甚至几个字的情况，字不多却要占用一整页，如果打印感觉浪费了一张纸。一般情况下，许多人也不会在意这个，不过如果是合同、备忘录等重要文件，这么做就太突兀了。怎么解决这个问题呢？减小页边距，可以减小上下左右的白边，让一页内能够装更多内容，除此之外还可以试试减少一页功能，点击“打印预览”，在工具栏中选择“减少一页”，再点击“关闭”，超出整页的一两行就被缩入倒数第二页了，且原来的格式不变。

董师傅点评：使用减少一页功能后，倒数第二页的字体会变小。

财会

海量数据 语音校对

@文艺旧情书

      作为财会人生校对数据是必要的功课，如果Excel表格数据少校对还是很轻松的，如果Excel表格比较复杂有海量数据，校对就是一个吃力的活，此时全部靠眼睛校对，很容易出差错，如果命令Excel表格把表格数据念出来，不仅减轻了工作量，还不容易出错，方法如下：点击“视图”→“工具栏”→“文本到语音”，弹出“文本到语音”窗口，此时会发现这个功能的全部按钮无法点击，这是怎么回事？这是因为该功能在Excel安装时没有默认安装，所以在第一次使用时会插入Office安装光盘来解决这个问题。

      功能激活后，在打开的“文本到语音”工具栏中的“数据文件”里选择要朗读的第一个数据，接着根据数据的排列情况来选择是“按行”还是“按列”来进行朗读，设置完成后点击工具栏中的“朗读单元格”即可。

            Excel在朗读时，被朗读到的单元格会以选中状态显示且还可以流利地朗读英文，因为是一个字母一个字母朗读的，这样就可以校对英文单词的拼写是否正确。如果想对朗读的声音做设置，打开“控制面板”的“语音识别”，点击“文本到语音转换”，在这里可以选择朗读的声音和速度。

董师傅点评：Excel朗读的是工作表中当前可见的内容，包括数字、中文、英文等，如果工作表为公式视图，还会朗读公式；如果工作表中的某些单元格数据是隐藏的，则不朗读。